Политика обработки персональных данных в ООО «Хеликс»

1. Общие положения

Политика обработки персональных данных в ООО «Хеликс» (далее — Политика) определяет цели, условия, перечни и способы обработки персональных данных в ООО «Хеликс», функции ООО «Хеликс» при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных и требования к защите персональных данных.

Политика разработана на основании законодательных требований и нормативных правовых актов Российской Федерации в области обработки персональных данных:

• Федерального Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Трудового кодекса Российской Федерации;
• Указа Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
• постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
• постановления Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
• приказа Роскомнадзора от 05 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»;
• иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

2. Основные термины и определения

Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Субъект персональных данных - физическое лицо, которое прямо или косвенно определено или определяемо с помощью персональных данных.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

3. Принципы и цели обработки персональных данных

ООО «Хеликс» в качестве оператора персональных данных осуществляет обработку персональных данных работников ООО «Хеликс», а также субъектов персональных данных, состоящих с ООО «Хеликс» в договорных или гражданско-правовых отношениях.

Обработка персональных данных в ООО «Хеликс» осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников ООО «Хеликс» и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

• обработка персональных данных осуществляется в конкретных, заранее определенных и законных целях;
• не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки.
• при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, актуальность по отношению к целям обработки персональных данных.
• хранение персональных данных осуществляется не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого является субъект персональных данных;
• обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Персональные данные обрабатываются в ООО «Хеликс» в целях:

• обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, договорных и гражданско-правовых обязательств, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, обеспечения дополнительных социальных гарантий;
• осуществления обязанностей по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;
• подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;
• формирования справочных материалов для внутреннего информационного использования;
• осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами ООО «Хеликс»;
• в иных законных целях.

4. Субъекты персональных данных

В ООО «Хеликс» обрабатываются персональные данные субъектов:

• работников ООО «Хеликс», в т. ч. бывших, кандидатов на замещение вакантных должностей;
• субъектов, состоящих с ООО «Хеликс» в договорных или гражданско-правовых отношениях (клиентов и контрагентов),
• других субъектов персональных данных для обеспечения реализации целей обработки, указанных в разделе 3.

5. Перечень персональных данных

Перечень персональных данных, обрабатываемых в ООО «Хеликс», определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами ООО «Хеликс» с учетом целей обработки персональных данных, указанных в разделе 3 Политики.

Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в ООО «Хеликс» не осуществляется.

6. Порядок обработки персональных данных

ООО «Хеликс» при осуществлении обработки персональных данных:

• принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов ООО «Хеликс» в области персональных данных;
• принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• издает локальные нормативные акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в ООО «Хеликс»;
• публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
• сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Российской Федерации;
• прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
• совершает иные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

7. Действия с персональными данными и способы их обработки

ООО «Хеликс» осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

Обработка персональных данных в ООО «Хеликс» осуществляется следующими способами:

• неавтоматизированная обработка персональных данных;
• автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
• смешанная обработка персональных данных.

8. Условия обработки персональных данных

Обработка персональных данных в ООО «Хеликс» осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области персональных данных (персональные данные являются общедоступными, либо относятся к состоянию здоровья и их обработка необходима для защиты жизни, здоровья и иных жизненно важных интересов, а получение согласия невозможно, для статистических целей при условии обезличивания, по требованию уполномоченных органов, для исполнения обращения самого субъекта, для доставки почтовых отправлений).

ООО «Хеликс» без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено федеральным законом.

ООО «Хеликс» вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона «О персональных данных».

В целях внутреннего информационного обеспечения ООО «Хеликс» может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, год и место рождения, адрес, абонентский номер, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.

Доступ к обрабатываемым в ООО «Хеликс» персональным данным разрешается только работникам ООО «Хеликс», занимающим должности, включенные в перечень должностей ООО «Хеликс», при замещении которых осуществляется обработка персональных данных. Лица, осуществляющие обработку персональных, получают информацию о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

Должностным лицам, работающим с персональными данными, запрещается разглашать информацию, содержащую персональные данные, устно или письменно кому бы то ни было, если это не вызвано служебной необходимостью.

Не допускается без согласования с руководителем формирование и хранение баз данных, содержащих персональные данные.

Передача персональных данных допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

Ответы на запросы даются в том объеме, который позволяет не разглашать в ответах конфиденциальные данные, за исключением данных, содержащихся в материалах запроса или опубликованных в общедоступных источниках.

Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, производится с разделением места хранения персональных данных (материальных носителей) и ограниченным перечнем лиц, осуществляющих обработку персональных данных.

Материальные носители с персональными данными хранятся в запирающихся металлических шкафах (сейфах).

Лица, осуществляющие обработку и (или) хранение персональных данных, несут ответственность за обеспечение их информационной безопасности. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и хранение персональных данных, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

9. Права субъектов персональных данных

Субъекты персональных данных имеют право на:

• полную информацию об их персональных данных, обрабатываемых в ООО «Хеликс»;
• доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом, а также на доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
• уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отзыв согласия на обработку персональных данных;
• принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;
• обжалование действия или бездействия ООО «Хеликс», осуществляемого с нарушением требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд;
• осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

10. Меры, принимаемые ООО «Хеликс» для обеспечения выполнения обязанностей оператора при обработке персональных данных

Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения ООО «Хеликс» обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, включают:

• назначение лиц, ответственных за организацию и имеющих допуск к обработке персональных данных в ООО «Хеликс»;
• принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;
• организацию обучения и проведение методической работы с работниками структурных подразделений ООО «Хеликс», занимающими должности, включенные в перечень должностей, при замещении которых осуществляется обработка персональных данных;
• получение согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
• обособление персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации, в частности путем их фиксации на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах;
• обеспечение раздельного хранения персональных данных и их материальных носителей, обработка которых осуществляется в разных целях и которые содержат разные категории персональных данных;
• установление запрета на передачу персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям вне пределов контролируемой зоны и сетям Интернет без применения установленных в ООО «Хеликс» мер по обеспечению безопасности персональных данных (за исключением общедоступных и (или) обезличенных персональных данных);
• хранение материальных носителей персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
• организация уничтожения или обезличивания части персональных данных, если это допускается материальным носителем, способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, но с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание);
• уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя – путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными;
• осуществление внутреннего аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, настоящей Политике, локальным нормативным актам ООО «Хеликс»;
• иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными нормативными актами ООО «Хеликс», регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных ООО «Хеликс».

11. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов ООО «Хеликс» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных

Контроль за соблюдением ООО «Хеликс» законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов ООО «Хеликс» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью внутреннего аудита соответствия обработки персональных данных в ООО «Хеликс» законодательству Российской Федерации и локальным нормативным актам ООО «Хеликс» в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, а также принятии мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.

Внутренний аудит за соблюдением ООО «Хеликс» законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов ООО «Хеликс» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется комиссией, назначенной руководителем Общества.

Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов ООО «Хеликс» в области персональных данных, а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных в ООО «Хеликс» возлагается на руководителя Общества.